A szellemi termékek az egész társadalom számára értékes alkotások. Ezt fejezi ki védelmük sokrétű rendszere is, azonban a felhasználó számára ezt a használatért fizetendő jogdíj mutatja a legszemléletesebben. Nem csoda tehát, ha a szoftvert használó személyek, szervezetek gazdálkodni akarnak ezzel a nagy értékű eszközzel.
A számítógépes programokkal való gazdálkodás korántsem egyszerű. A szoftver olyan szellemi termék, mely pontosan funkcionális jellege miatt nehezen kezelhető. A szoftvereszközökkel gazdálkodó személynek egyrészt követnie kell a tényleges működést, felhasználást, vagyis hogy a meghatározott feladat elvégzése érdekében a felhasználók hogyan, milyen mértékben, mennyiségben használják az adott programot. Biztosítania kell, hogy ez a felhasználás megfeleljen a licencekben rögzített feltételeknek, amelyek a jogosultságok és kötelezettségek rendszerét jelentik. És ekkor nem beszéltünk még arról, hogy a szoftver esetében a szellemi terméken kívül létezik egy dologi hordozó (média) is, melynek megfelelő kezelése szintén nem elhanyagolható a szoftvergazdálkodásért felelős személyek számára.
A szoftvereszköz-gazdákodás magában foglalja mindazoknak az infrastrukturális feltételeknek és folyamatoknak az összességét, amelyek a szoftvereszköz teljes élettartama alatt egy adott szervezeten belül szükségesek a szoftvereszköz hatékony és gazdaságos kezeléséhez, ellenőrzéséhez és védelméhez.
Az látszik tehát, hogy szerteágazó feladatról van szó, mely annál összetettebb és bonyolultabb, minél több számítógépet üzemeltet egy cég, és ennek megfelelően sok és különböző szoftvert használ. Bármennyire egyszerűnek tűnik is elsőre, a számítógépek számának követése már egy pár száz számítógépet üzemeltető vállalatnál is nehéz feladat, és ennél sokkal bonyolultabb a nem tárgyiasult formában létező szoftverek számbavétele.
A gazdálkodási folyamat megkezdéséhez elengedhetetlen, hogy rendelkezésre álljon egy pontos hardver- és szoftverraktár, illetve telepítési és licencnyilvántartás. Mivel ésszerűen ezek a nyilvántartások (illetve az ezek alapján készített kimutatások) képezik a gazdálkodási döntések alapját, pontatlanságuk nagyobb mennyiségű számítógépet üzemeltető cég esetében komoly anyagi terhet; jogi, pénzügyi és ügyviteli kockázatot hordoz magában. A jól kialakított szoftvergazdálkodási folyamatok nemcsak a több oldalról jelentkező kockázatok kivédésére alkalmasak, hanem mivel a jövőbeni szoftverbeszerzési döntések alapját is képezik, így komoly megtakarítások forrásává is válhatnak.